Как правильно отправить сообщение

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты. И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно.

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «Почта в интернете».

Откроется личный кабинет, через который мы получаем письма.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список писем, слева отделы с письмами, сверху кнопки для работы.

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, над письмами, либо слева, над разделами.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить письмо. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого письмо или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло письмо. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Читайте также:  Как подключить интернет через другой телефон

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое письмо рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто письмо было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст письма. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема» ? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

  • Запись на консультацию
  • Отчет о работе
  • Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого письмо.

Пример правильной «Темы»:

  • Запись на консультацию к терапевту
  • Отчет о работе по проекту №325
  • Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать в письме. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых писем придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что письмо отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание : это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Читайте также:  Как подключить наушники к пс4 слим

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

  • Ваше полное имя
  • Название компании
  • Номера телефонов и факсов
  • Адрес электронной почты
  • Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Ты уже полчаса смотришь на экран смартфона и не знаешь , что написать , чтобы твой принц точно тебе ответил? Спокойствие , только спокойствие! Сейчас расскажем , как заставить его думать только о тебе всего лишь одной SMS`кой.

Cosmo рекомендует

Что купить на сейле? Модная зимняя обувь со скидкой — секреты выгодного шопинга

Блестящий выход: платья с пайетками, которые сделают тебя звездой корпоратива

Зачем ты ему пишешь?

Для начала определись , с какой целью ты пишешь ему сообщение. «Я просто хочу с ним поболтать» — это не цель. Ты должна четко понимать , какую именно ответную реакцию ты хочешь вызвать , только тогда ты сможешь выбрать верный тон. На всякий случай сообщаем , что « Я хочу выйти за него замуж и прожить с ним в любви и согласии , пока смерть не разлучит нас» — тоже так себе цель: в целом это и неплохо , но слишком расплывчато. Выбери что-то из нашего списка:

  • ты хочешь с ним встретиться;
  • ты хочешь заставить его ревновать;
  • ты хочешь его заинтриговать;
  • ты хочешь заставить его действовать;
  • ты хочешь его эмоционально раскачать;
  • ты хочешь влюбить его в себя;
  • ты хочешь намекнуть на секс.
Читайте также:  Как настроить цифровые каналы dvb t2

Вполне возможно , что уже этого пункта тебе будет достаточно для того , чтобы написать ему сообщение , которое он не сможет проигнорировать. Но мы идем дальше.

30 мелочей , которые портят впечатление о мужчине

Никогда не отвечай сразу

Если он пишет первым , ни в коем случае не начинай писать ответ , как только увидишь его сообщение. Подожди хотя бы полчаса. Это правило довольно трудно выполнить , но работает оно железно. Мужчины , как правило , не сидят с телефоном в руке и не прожигают экран взглядом в ожидании ответа , но это не значит , что они его не ждут. Он будет заниматься своими делами , но на телефон поглядывать не перестанет. И , если ты ответишь не сразу , он сам успеет себя подогреть. Проверено.

Пиши коротко

Не нужно строчить эссе на 8 сообщений. Чем короче будет твое послание — тем лучше. Как только ты превысишь размер стандартного сообщения , ему станет ясно , что ты в нем очень , очень заинтересована. Тот факт , что ты вообще ему пишешь , должен быть для него достаточным. Кроме того , чем длиннее сообщение , тем выше вероятность написать что-нибудь лишнее или сделать ошибку. Ни то , ни другое тебе , сама понимаешь , не поможет , а ровно наоборот.

Важный нюанс: если вы уже переписываетесь , твое сообщение должно быть не просто коротким , а короче , чем его. Да , даже если он просто написал « Как дела?», ответ « Спасибо , хорошо , а у тебя?» — плохой ответ. Ответ « Норм» — отличный ответ. Потому что если ты пишешь короче , чем он , у мужчины возникает ощущение , что ты до него снисходишь. А раз ты снисходишь , значит , он тебя добивается. Просто , правда?

Не используй эмодзи

Да , именно так. Потом , когда у вас начнутся отношения , вы будете постоянно переписываться с помощью смайлов , а пока — ничего лишнего. Во всяком случае , в первом SMS. Это же касается знаков пунктуации: пиши простыми предложениями и не используй восклицательные знаки ( особенно несколько подряд). Чем больше пространства для додумывания у него останется — тем лучше.

Связывай все с ним

Твое сообщение должно его заинтриговать и заставить думать о тебе. При этом главный секрет интригующей эсэмэски очень прост: она должна быть связана с ним , чем-то зацепить именно его. То есть если ты напишешь ему сообщение с намеком в духе « О , что я узнала , ты не поверишь…» — оно улетит мимо: мало ли что ты могла узнать. А вот если ты напишешь « Я сегодня кое-что узнала и сразу подумала о тебе» — вот это интрига! Потому что ему теперь безумно интересно , с чем именно для тебя связан его образ.

Используй утвердительную форму

Если ты шлешь мужчине SMS с текстом: «Мы сегодня вечером всей компанией собираемся в такой-то новый ресторан. Приезжай ужинать!» — это говорит о таком уровне уверенности , который мужчины не привыкли встречать у женщин. Если ты ему нравишься , все , что он должен сделать, — это сказать « да». А если он не может вырваться в этот вечер , пусть просто перенесет встречу на другое время , то есть в этом случае ты перекладываешь организацию вашего свидания на него. Ход идеальный , потому что элегантный.

Adblock detector