Как правильно организовать форум

Персональный сайт Мельникова Дениса

В настоящее время в России, да и во всем мире, очень популярны различные форумы. Что такое форум. Форумэто место массового общения, где каждый волен высказывать свои мысли или несогласие с мнением другого. Это очень древний институт, который берет свои корни еще в античности. Кроме этого форум — это еще и очень мощный инструмент образования, обмена опытом и коммуникации между единомышленниками. Но в реальности не каждая организация возьмется за подготовку и проведение форума, тем более обычная средняя школа или колледж. В данной статье я хочу разместить материалы, которые позволят Вам подготовить и организовать форум в своей организации.

  1. Итак, поэтапное руководство, для подготовки форума. Проведение совещания администрацией учреждения (кампании) и специалистов, которые будут непосредственно курировать вопросы подготовки. На данном совещании необходимо определить следующие вопросы:

-Определить тему форума (например: Урал-национальная география)

-После определении темы форума необходимо подробно расписать видение мероприятия, взять и пофантазировать. Причем лучше это проводить методом мозгового штурма нескольких групп и потом собрать единое видение. (Например: форум проходит на территории загородной тур. базы

-Определяем цель: я придерживаюсь методики постановки цели по SMART технологии, т.е. цель должна быть конкретная, измеряемая, достижимая, реалистичная, ограничена по времени.

-Разрабатываем задачи под цель. Задачи -это мини-цели, которые отражают основные направления Главной цели

-Определяем ресурсы, которые имеются в распоряжении (финансовые, кадровые, информационные и т.д.)

2. Необходимо определить специалиста который будет разрабатывать проект программы, руководитель должен проверять данный проект — 2-3 раза в неделю.

пример проекта программы:

3. После того как будет составлен проект программы необходимо заняться нормативно-правовой документацией (приказ, положение, смета, план подготовки, график реализации и т.д.).

4. Заключение договоров с контра агентами на проведение согласно сметы.

5. Приглашение спикеров на форум — что бы форум прошел на ура нужны крутые спикеры. Спикеров я делю на три основные категории:

а) Высший руководящий состав, я из называю «ЧИНОВНИКИ» (члены правительства, министры, представители Администраций) без них ни куда, они придают статус форуму.

б) Медийные лица, я их называю «ВИПы» (директора кампаний, театров, корпораций, телеведущие, Герои России, и другие известные и творческие люди) они необходимы для придания яркости мероприятия. Так же они они выполняют функцию «магнитов» для СМИ. Придут они, и притащат за собой прессу.

в) Эксперты- практики. которых я называю одним словом «Тренер». К ним относятся эксперты конкурсов, бизнес-тренеры, коучи, ведущие мастер-классов, тимбилдеры, хореографы, физруки и т.д. Они насышяют форум деятельностью, что бы не было не одной свободной минуты и все действие было в режиме драйва.

Как пригласить спикеров:

-написать официальное пригласительное письмо, и направить его на электронную почту адресата вместе с положением о форуме и программой (это обязательное условие, для того что бы спикер представлял содержание и масштаб мероприятия).

-Через неделю позвонить в приемную спикера и спросить каков ответ. Если ответа нет, звонить каждую неделю напоминать.

6. Заняться подготовкой согласно плана.

7. Руководитель каждую неделю должен контролировать процесс согласно плану подготовки.

8. Подготовить сувенирную продукцию и раздаточный материал.

9. Подготовить сценарии открытия, закрытия и панельных дискуссии, подобрать хорошего модератора и проговорить с ним план работы.

10. Составить тех задание

11. Обязательно разработать логотип мероприятия и устроить конкурс хэштегов.

12. Пригласить волонтеров, что бы самим не бегать и создать позитив.

Читайте также:  Как пользоваться репостом в инстаграм
Персональный сайт Мельникова Дениса

В настоящее время в России, да и во всем мире, очень популярны различные форумы. Что такое форум. Форумэто место массового общения, где каждый волен высказывать свои мысли или несогласие с мнением другого. Это очень древний институт, который берет свои корни еще в античности. Кроме этого форум — это еще и очень мощный инструмент образования, обмена опытом и коммуникации между единомышленниками. Но в реальности не каждая организация возьмется за подготовку и проведение форума, тем более обычная средняя школа или колледж. В данной статье я хочу разместить материалы, которые позволят Вам подготовить и организовать форум в своей организации.

  1. Итак, поэтапное руководство, для подготовки форума. Проведение совещания администрацией учреждения (кампании) и специалистов, которые будут непосредственно курировать вопросы подготовки. На данном совещании необходимо определить следующие вопросы:

-Определить тему форума (например: Урал-национальная география)

-После определении темы форума необходимо подробно расписать видение мероприятия, взять и пофантазировать. Причем лучше это проводить методом мозгового штурма нескольких групп и потом собрать единое видение. (Например: форум проходит на территории загородной тур. базы

-Определяем цель: я придерживаюсь методики постановки цели по SMART технологии, т.е. цель должна быть конкретная, измеряемая, достижимая, реалистичная, ограничена по времени.

-Разрабатываем задачи под цель. Задачи -это мини-цели, которые отражают основные направления Главной цели

-Определяем ресурсы, которые имеются в распоряжении (финансовые, кадровые, информационные и т.д.)

2. Необходимо определить специалиста который будет разрабатывать проект программы, руководитель должен проверять данный проект — 2-3 раза в неделю.

пример проекта программы:

3. После того как будет составлен проект программы необходимо заняться нормативно-правовой документацией (приказ, положение, смета, план подготовки, график реализации и т.д.).

4. Заключение договоров с контра агентами на проведение согласно сметы.

5. Приглашение спикеров на форум — что бы форум прошел на ура нужны крутые спикеры. Спикеров я делю на три основные категории:

а) Высший руководящий состав, я из называю «ЧИНОВНИКИ» (члены правительства, министры, представители Администраций) без них ни куда, они придают статус форуму.

б) Медийные лица, я их называю «ВИПы» (директора кампаний, театров, корпораций, телеведущие, Герои России, и другие известные и творческие люди) они необходимы для придания яркости мероприятия. Так же они они выполняют функцию «магнитов» для СМИ. Придут они, и притащат за собой прессу.

в) Эксперты- практики. которых я называю одним словом «Тренер». К ним относятся эксперты конкурсов, бизнес-тренеры, коучи, ведущие мастер-классов, тимбилдеры, хореографы, физруки и т.д. Они насышяют форум деятельностью, что бы не было не одной свободной минуты и все действие было в режиме драйва.

Как пригласить спикеров:

-написать официальное пригласительное письмо, и направить его на электронную почту адресата вместе с положением о форуме и программой (это обязательное условие, для того что бы спикер представлял содержание и масштаб мероприятия).

-Через неделю позвонить в приемную спикера и спросить каков ответ. Если ответа нет, звонить каждую неделю напоминать.

6. Заняться подготовкой согласно плана.

7. Руководитель каждую неделю должен контролировать процесс согласно плану подготовки.

8. Подготовить сувенирную продукцию и раздаточный материал.

9. Подготовить сценарии открытия, закрытия и панельных дискуссии, подобрать хорошего модератора и проговорить с ним план работы.

10. Составить тех задание

11. Обязательно разработать логотип мероприятия и устроить конкурс хэштегов.

12. Пригласить волонтеров, что бы самим не бегать и создать позитив.

Читайте также:  Как посмотреть остаток пакета интернета на мтс

Не нужно бояться минусов — их нужно исправлять!

Но и культ из битья по голове тоже делать не стоит.

Я за конструктивный анализ.

Сразу после форума, 2 декабря мы провели собрание по итогам форума — "Плюсы форума".

Хвалили друг друга, отмечали работу и победы каждого, делились позитивными эмоциями. Выплеснули все!

А 3 декабря устроили вечер "Минусов форума". Получилось довольно конструктивно.

Приятно, что ребята видят свои просчеты, но относятся к ним так — "Было дело, исправим".

Вот итоги нашего "Минусового штурма". Для развития всем, кто хочет, как мудрый человек, научиться на наших ошибках.

Подведение итогов форума – МИНУСЫ

1) отсутствие на мероприятии профессионального звукооператора.
Музыкальное оформление мероприятие в целом было не продуманно. Не было "вкусных" отбивок, торжественных фанфар на открытии и т.д. и .т.п.;

2) отсутствие освещения сценического пространства.
Когда спикеры во второй половине дня стояли в темноте это было печально. ;

3) не корректная организация сценического пространства
Микрофонные стойки как попало, мало свободного пространства, один подъем на сцену, не правильное расположение ширмы (зрители видели стаф) и т.д.;

4) не корректное размещение зоны ФК "Метеор"
Дети постоянно долбили в мяч и свистели в свистки, когда выступали спикеры;

5) мало мест для сидения в зрительном зале в момент выступления И.Н.;

6) отсутствие видео контента, сопровождающее выступление людей;

7) отсутствие зоны дегустации продукции
или я её не заметил?

7) персонал необходим – грузчики, уборщики, клининг отдельный, который можно вызывать по телефону по мере необходимости. Вынос мусора регулярный;

8) приобретение большего кол-ва оборудования – отверток, стремянок и т.п.;

9) грамотная организация ввоза и вывоза – царапины при выезде. Кто должен контролировать работу грузчиков?

10) тайминг эффективный – развести развлекательную и деловую программу, свести таблицы программ, сделать паузы в программе;

11) Союз садоводов – им дать отдельный стенд, не впихивать их куда-нибудь;

12) изменить положение сцены, не слышно музыки;

14) развести точки звука, сделать локальные зоны, чтобы музыка и звук были и в зоне МК, и в зоне сцены;

15) главный план размещения всех стендов нужно согласовывать всем вместе – пиарщики и дизайнеры;

16) ведущий должен ходить по стендам и зонам;

17) у сцены должны быть заманухи, интересные интерактивы, чтобы люди оставались на лекции;

18) экскурсовода и людей, которым нужно разговаривать на стенде с людьми, лучше не ставить у сцены!

19) проводить сводные тематические собрания и штурмы – пиарщики и дизайнеры, по оформлению, по развлечениям и т.п.;
20) для лекторов – предварительная работа с лекторами по ораторскому мастерству, работе с микрофонами;

21) нужны более интересные темы лекций и выступлений! Их форма – МК, кейсы, игра и т.п.

22) более интересный, не такой холодный и грубый ведущий – он должен объявлять людей, быть живее, анонсировать лекции, зазывать людей;

23) необходимы помощники в деловой зоне;

24) программа мероприятий должна висеть в распечатанном варианте крупно в виде схемы + крупнее шрифт программок;

25) на ресепшене должна быть запись на МК, стойки с записью + плазмы с анонсированием программы почасовой;

26) было бы круто сразу распечатывать фотографии — в первую очередь бабушкам-дедушкам гостям форума. им наши группы вконтакте вообще ни о чем, а тут сразу на память!

27) ярмарку вакансий проводить после начала концерта уже бесполезно — музыка играет, друг друга не слышишь. Предполагаю, что Ольга Титкова больше расскажет по этому поводу, но вчера параллельно с музыкой общаться можно было только в перерывах песен. Музыка, кстати, классная.

Читайте также:  Как поставить на учет программу 1с

28) Торт! наверное по привычке, что торт это завершение мероприятия, или в страхе, что не достанется, многие (включая взрослых ответственных директоров филиалов кпк) кинулись к разрезанию совы, в итоге хорошее выступление Мотряк осталось без зрителей 🙁 Я понимаю, что сложно, но в идеале подгадать разрезание торта к паузе в деловой программе.

29) Гостей не проинформировали, что нужно записываться на мастер-классы и там принимает участие только ограниченное количество человек.

30) Многие говорили, что нужно больше мастер-классов для детишек.

31) Кто-то говорил, что ему не хватило продукции мясной и хлебобулочной.

32) В первый день было очень душно, в следующий раз, продумать систему проветривания.

33) Концертной программы основная массы гостей не дождалась, поэтому если будет такая возможность, проводить её хотя бы в середине дня.

34) Можно поставить человека при входе, который бы отслеживал количество пришедших гостей.

35) Сделать предварительную запись на МК – анонсирование через темы в группе ВК!

36) Покупка реквизита и оформления должны проводиться дизайнерами совместно с пиарщиками, а не только пиарщиками!

37) более эффективная упаковка своего «добра» перед форумом – компактно и с надписями или стикерами — чье это и что внутри – так будет проще все искать и работать;

38) на зоне погрузки и отгрузки – больше тележек. Так каждый может быстрее забирать именно свое и везти на стенд;

39) привлекать для доставки СК. Логистику;

40) необходим ответственный за транспортировку и скорую доставку, чтобы не убивать время заезда впустую;

41) необходимо пиарщикам напоминать своим руководителям, когда у них МК или лекция!

42) контроль текста, написание текста лекции, тезисного плана своему руководителю – или найти вместо него лектора хорошего на смежную, нужную вашему проекту тему;

43) проводить репетиции выступлений – с главным по деловой программе;

44) подумать о лучшем внешнем виде своих руководителей;

45) провести беседу со всеми ответственными за раздачу, чтобы они не мешали друг другу;

46) организация работы шаржиста, очереди вокруг него, нанять еще шаржистов, записывать людей на шаржи;

47) наклейки сделать на зону новых продуктов, чтобы было ясно, что это;

48) Олимпийская инсталляция и Молочный бар – нужно делать такие проекты совместно и лучше!

49) Картонки Вики – продумать, как они будут держаться и их оборотную сторону!

50) необходимо организовать танцплощадку!

51) развлекательная часть, концерт должен быть и днем!

52) перенести все интересные лекции, заманухи не вечер, расставить их с умом в течение всего дня, чтобы люди не уходили!

53) отбор спикеров на конкурсной основе!

54) мотивация руководителей;

55) проводить собрания с ответственными за каждый кусок – деловая часть, МК и т.п.

56) говорить всем участникам стендов и правилах работы на форуме, задачах;

57) грамотное и справедливое распределение задач по всем сотрудникам;

58) своевременно поданные ТЗ – наказание за несвоевременную подачу!

59) ужасные туалеты, сделать их раздельными и большими!

60) перед форумом, накануне в день заезда – люди должны быть отдохнувшими, не работать допоздна!

61) организовать кормежку сотрудников, специальная служба кормления!

62) не экономить на звуке!

63) организовать бюро находок на входе;

64) сделать центральную сверку МК и деловой части!

Adblock detector