Как правильно организовать форум
Персональный сайт Мельникова Дениса
В настоящее время в России, да и во всем мире, очень популярны различные форумы. Что такое форум. Форум — это место массового общения, где каждый волен высказывать свои мысли или несогласие с мнением другого. Это очень древний институт, который берет свои корни еще в античности. Кроме этого форум — это еще и очень мощный инструмент образования, обмена опытом и коммуникации между единомышленниками. Но в реальности не каждая организация возьмется за подготовку и проведение форума, тем более обычная средняя школа или колледж. В данной статье я хочу разместить материалы, которые позволят Вам подготовить и организовать форум в своей организации.
- Итак, поэтапное руководство, для подготовки форума. Проведение совещания администрацией учреждения (кампании) и специалистов, которые будут непосредственно курировать вопросы подготовки. На данном совещании необходимо определить следующие вопросы:
-Определить тему форума (например: Урал-национальная география)
-После определении темы форума необходимо подробно расписать видение мероприятия, взять и пофантазировать. Причем лучше это проводить методом мозгового штурма нескольких групп и потом собрать единое видение. (Например: форум проходит на территории загородной тур. базы
-Определяем цель: я придерживаюсь методики постановки цели по SMART технологии, т.е. цель должна быть конкретная, измеряемая, достижимая, реалистичная, ограничена по времени.
-Разрабатываем задачи под цель. Задачи -это мини-цели, которые отражают основные направления Главной цели
-Определяем ресурсы, которые имеются в распоряжении (финансовые, кадровые, информационные и т.д.)
2. Необходимо определить специалиста который будет разрабатывать проект программы, руководитель должен проверять данный проект — 2-3 раза в неделю.
пример проекта программы:
3. После того как будет составлен проект программы необходимо заняться нормативно-правовой документацией (приказ, положение, смета, план подготовки, график реализации и т.д.).
4. Заключение договоров с контра агентами на проведение согласно сметы.
5. Приглашение спикеров на форум — что бы форум прошел на ура нужны крутые спикеры. Спикеров я делю на три основные категории:
а) Высший руководящий состав, я из называю «ЧИНОВНИКИ» (члены правительства, министры, представители Администраций) без них ни куда, они придают статус форуму.
б) Медийные лица, я их называю «ВИПы» (директора кампаний, театров, корпораций, телеведущие, Герои России, и другие известные и творческие люди) они необходимы для придания яркости мероприятия. Так же они они выполняют функцию «магнитов» для СМИ. Придут они, и притащат за собой прессу.
в) Эксперты- практики. которых я называю одним словом «Тренер». К ним относятся эксперты конкурсов, бизнес-тренеры, коучи, ведущие мастер-классов, тимбилдеры, хореографы, физруки и т.д. Они насышяют форум деятельностью, что бы не было не одной свободной минуты и все действие было в режиме драйва.
Как пригласить спикеров:
-написать официальное пригласительное письмо, и направить его на электронную почту адресата вместе с положением о форуме и программой (это обязательное условие, для того что бы спикер представлял содержание и масштаб мероприятия).
-Через неделю позвонить в приемную спикера и спросить каков ответ. Если ответа нет, звонить каждую неделю напоминать.
6. Заняться подготовкой согласно плана.
7. Руководитель каждую неделю должен контролировать процесс согласно плану подготовки.
8. Подготовить сувенирную продукцию и раздаточный материал.
9. Подготовить сценарии открытия, закрытия и панельных дискуссии, подобрать хорошего модератора и проговорить с ним план работы.
10. Составить тех задание
11. Обязательно разработать логотип мероприятия и устроить конкурс хэштегов.
12. Пригласить волонтеров, что бы самим не бегать и создать позитив.
Персональный сайт Мельникова Дениса
В настоящее время в России, да и во всем мире, очень популярны различные форумы. Что такое форум. Форум — это место массового общения, где каждый волен высказывать свои мысли или несогласие с мнением другого. Это очень древний институт, который берет свои корни еще в античности. Кроме этого форум — это еще и очень мощный инструмент образования, обмена опытом и коммуникации между единомышленниками. Но в реальности не каждая организация возьмется за подготовку и проведение форума, тем более обычная средняя школа или колледж. В данной статье я хочу разместить материалы, которые позволят Вам подготовить и организовать форум в своей организации.
- Итак, поэтапное руководство, для подготовки форума. Проведение совещания администрацией учреждения (кампании) и специалистов, которые будут непосредственно курировать вопросы подготовки. На данном совещании необходимо определить следующие вопросы:
-Определить тему форума (например: Урал-национальная география)
-После определении темы форума необходимо подробно расписать видение мероприятия, взять и пофантазировать. Причем лучше это проводить методом мозгового штурма нескольких групп и потом собрать единое видение. (Например: форум проходит на территории загородной тур. базы
-Определяем цель: я придерживаюсь методики постановки цели по SMART технологии, т.е. цель должна быть конкретная, измеряемая, достижимая, реалистичная, ограничена по времени.
-Разрабатываем задачи под цель. Задачи -это мини-цели, которые отражают основные направления Главной цели
-Определяем ресурсы, которые имеются в распоряжении (финансовые, кадровые, информационные и т.д.)
2. Необходимо определить специалиста который будет разрабатывать проект программы, руководитель должен проверять данный проект — 2-3 раза в неделю.
пример проекта программы:
3. После того как будет составлен проект программы необходимо заняться нормативно-правовой документацией (приказ, положение, смета, план подготовки, график реализации и т.д.).
4. Заключение договоров с контра агентами на проведение согласно сметы.
5. Приглашение спикеров на форум — что бы форум прошел на ура нужны крутые спикеры. Спикеров я делю на три основные категории:
а) Высший руководящий состав, я из называю «ЧИНОВНИКИ» (члены правительства, министры, представители Администраций) без них ни куда, они придают статус форуму.
б) Медийные лица, я их называю «ВИПы» (директора кампаний, театров, корпораций, телеведущие, Герои России, и другие известные и творческие люди) они необходимы для придания яркости мероприятия. Так же они они выполняют функцию «магнитов» для СМИ. Придут они, и притащат за собой прессу.
в) Эксперты- практики. которых я называю одним словом «Тренер». К ним относятся эксперты конкурсов, бизнес-тренеры, коучи, ведущие мастер-классов, тимбилдеры, хореографы, физруки и т.д. Они насышяют форум деятельностью, что бы не было не одной свободной минуты и все действие было в режиме драйва.
Как пригласить спикеров:
-написать официальное пригласительное письмо, и направить его на электронную почту адресата вместе с положением о форуме и программой (это обязательное условие, для того что бы спикер представлял содержание и масштаб мероприятия).
-Через неделю позвонить в приемную спикера и спросить каков ответ. Если ответа нет, звонить каждую неделю напоминать.
6. Заняться подготовкой согласно плана.
7. Руководитель каждую неделю должен контролировать процесс согласно плану подготовки.
8. Подготовить сувенирную продукцию и раздаточный материал.
9. Подготовить сценарии открытия, закрытия и панельных дискуссии, подобрать хорошего модератора и проговорить с ним план работы.
10. Составить тех задание
11. Обязательно разработать логотип мероприятия и устроить конкурс хэштегов.
12. Пригласить волонтеров, что бы самим не бегать и создать позитив.
Не нужно бояться минусов — их нужно исправлять!
Но и культ из битья по голове тоже делать не стоит.
Я за конструктивный анализ.
Сразу после форума, 2 декабря мы провели собрание по итогам форума — "Плюсы форума".
Хвалили друг друга, отмечали работу и победы каждого, делились позитивными эмоциями. Выплеснули все!
А 3 декабря устроили вечер "Минусов форума". Получилось довольно конструктивно.
Приятно, что ребята видят свои просчеты, но относятся к ним так — "Было дело, исправим".
Вот итоги нашего "Минусового штурма". Для развития всем, кто хочет, как мудрый человек, научиться на наших ошибках.
Подведение итогов форума – МИНУСЫ
1) отсутствие на мероприятии профессионального звукооператора.
Музыкальное оформление мероприятие в целом было не продуманно. Не было "вкусных" отбивок, торжественных фанфар на открытии и т.д. и .т.п.;
2) отсутствие освещения сценического пространства.
Когда спикеры во второй половине дня стояли в темноте это было печально. ;
3) не корректная организация сценического пространства
Микрофонные стойки как попало, мало свободного пространства, один подъем на сцену, не правильное расположение ширмы (зрители видели стаф) и т.д.;
4) не корректное размещение зоны ФК "Метеор"
Дети постоянно долбили в мяч и свистели в свистки, когда выступали спикеры;
5) мало мест для сидения в зрительном зале в момент выступления И.Н.;
6) отсутствие видео контента, сопровождающее выступление людей;
7) отсутствие зоны дегустации продукции
или я её не заметил?
7) персонал необходим – грузчики, уборщики, клининг отдельный, который можно вызывать по телефону по мере необходимости. Вынос мусора регулярный;
8) приобретение большего кол-ва оборудования – отверток, стремянок и т.п.;
9) грамотная организация ввоза и вывоза – царапины при выезде. Кто должен контролировать работу грузчиков?
10) тайминг эффективный – развести развлекательную и деловую программу, свести таблицы программ, сделать паузы в программе;
11) Союз садоводов – им дать отдельный стенд, не впихивать их куда-нибудь;
12) изменить положение сцены, не слышно музыки;
14) развести точки звука, сделать локальные зоны, чтобы музыка и звук были и в зоне МК, и в зоне сцены;
15) главный план размещения всех стендов нужно согласовывать всем вместе – пиарщики и дизайнеры;
16) ведущий должен ходить по стендам и зонам;
17) у сцены должны быть заманухи, интересные интерактивы, чтобы люди оставались на лекции;
18) экскурсовода и людей, которым нужно разговаривать на стенде с людьми, лучше не ставить у сцены!
19) проводить сводные тематические собрания и штурмы – пиарщики и дизайнеры, по оформлению, по развлечениям и т.п.;
20) для лекторов – предварительная работа с лекторами по ораторскому мастерству, работе с микрофонами;
21) нужны более интересные темы лекций и выступлений! Их форма – МК, кейсы, игра и т.п.
22) более интересный, не такой холодный и грубый ведущий – он должен объявлять людей, быть живее, анонсировать лекции, зазывать людей;
23) необходимы помощники в деловой зоне;
24) программа мероприятий должна висеть в распечатанном варианте крупно в виде схемы + крупнее шрифт программок;
25) на ресепшене должна быть запись на МК, стойки с записью + плазмы с анонсированием программы почасовой;
26) было бы круто сразу распечатывать фотографии — в первую очередь бабушкам-дедушкам гостям форума. им наши группы вконтакте вообще ни о чем, а тут сразу на память!
27) ярмарку вакансий проводить после начала концерта уже бесполезно — музыка играет, друг друга не слышишь. Предполагаю, что Ольга Титкова больше расскажет по этому поводу, но вчера параллельно с музыкой общаться можно было только в перерывах песен. Музыка, кстати, классная.
28) Торт! наверное по привычке, что торт это завершение мероприятия, или в страхе, что не достанется, многие (включая взрослых ответственных директоров филиалов кпк) кинулись к разрезанию совы, в итоге хорошее выступление Мотряк осталось без зрителей 🙁 Я понимаю, что сложно, но в идеале подгадать разрезание торта к паузе в деловой программе.
29) Гостей не проинформировали, что нужно записываться на мастер-классы и там принимает участие только ограниченное количество человек.
30) Многие говорили, что нужно больше мастер-классов для детишек.
31) Кто-то говорил, что ему не хватило продукции мясной и хлебобулочной.
32) В первый день было очень душно, в следующий раз, продумать систему проветривания.
33) Концертной программы основная массы гостей не дождалась, поэтому если будет такая возможность, проводить её хотя бы в середине дня.
34) Можно поставить человека при входе, который бы отслеживал количество пришедших гостей.
35) Сделать предварительную запись на МК – анонсирование через темы в группе ВК!
36) Покупка реквизита и оформления должны проводиться дизайнерами совместно с пиарщиками, а не только пиарщиками!
37) более эффективная упаковка своего «добра» перед форумом – компактно и с надписями или стикерами — чье это и что внутри – так будет проще все искать и работать;
38) на зоне погрузки и отгрузки – больше тележек. Так каждый может быстрее забирать именно свое и везти на стенд;
39) привлекать для доставки СК. Логистику;
40) необходим ответственный за транспортировку и скорую доставку, чтобы не убивать время заезда впустую;
41) необходимо пиарщикам напоминать своим руководителям, когда у них МК или лекция!
42) контроль текста, написание текста лекции, тезисного плана своему руководителю – или найти вместо него лектора хорошего на смежную, нужную вашему проекту тему;
43) проводить репетиции выступлений – с главным по деловой программе;
44) подумать о лучшем внешнем виде своих руководителей;
45) провести беседу со всеми ответственными за раздачу, чтобы они не мешали друг другу;
46) организация работы шаржиста, очереди вокруг него, нанять еще шаржистов, записывать людей на шаржи;
47) наклейки сделать на зону новых продуктов, чтобы было ясно, что это;
48) Олимпийская инсталляция и Молочный бар – нужно делать такие проекты совместно и лучше!
49) Картонки Вики – продумать, как они будут держаться и их оборотную сторону!
50) необходимо организовать танцплощадку!
51) развлекательная часть, концерт должен быть и днем!
52) перенести все интересные лекции, заманухи не вечер, расставить их с умом в течение всего дня, чтобы люди не уходили!
53) отбор спикеров на конкурсной основе!
54) мотивация руководителей;
55) проводить собрания с ответственными за каждый кусок – деловая часть, МК и т.п.
56) говорить всем участникам стендов и правилах работы на форуме, задачах;
57) грамотное и справедливое распределение задач по всем сотрудникам;
58) своевременно поданные ТЗ – наказание за несвоевременную подачу!
59) ужасные туалеты, сделать их раздельными и большими!
60) перед форумом, накануне в день заезда – люди должны быть отдохнувшими, не работать допоздна!
61) организовать кормежку сотрудников, специальная служба кормления!
62) не экономить на звуке!
63) организовать бюро находок на входе;
64) сделать центральную сверку МК и деловой части!
Загрузка...