Как поменять счет фактуру в 1с

При печати формы ТОРГ-12 и счета-фактуры в программном продукте 1С: Бухгалтерия в качестве подписантов по умолчанию указываются ответственные лица организации: руководитель и главный бухгалтер (Главное – Организации – Подписи ответственных лиц). Есть несколько способов заменить в этих формах подписанта на уполномоченное лицо.

Способ 1 — Настройка в подвале документа

В документе «Реализация товаров: Накладная» необходимо кликнуть по гиперссылке «Подписи» в подвале документа и в открывшейся форме указать нужные данные.

Программа запоминает, какое из уполномоченных лиц было введено последний раз по каждой из должностей, и во всех последующих документах реализации (накладная, акт выполненных работ), а также в исходящих в счетах-фактурах на аванс по соответствующей должности будут проставляться данные этого лица, даже если срок действия документа на право подписи уже (или еще) неактуален. Хронология указанных в документах реализации дат при этом не важна.

Поскольку правила автоподстановки последнего введенного уполномоченного лица записываются под каждого пользователя программы в специальном регистре сведений «Уполномоченные лица», то у разных пользователей они могут не совпадать и чисткой кэша не сбрасываются.

В счете-фактуре, созданном на основании накладной, подписи уполномоченных лиц «подтягиваются» из документа-основания. Эти данные автоматически подставляются в подвале счета-фактуры в соответствующие поля.

Данные поля можно отредактировать вручную: указать других подписантов, отличных от подписантов накладной. Но такие корректировки счета-фактуры в регистр сведений «Уполномоченные лица» уже не попадут.

Если же информацию о подписантах очистить совсем, в печатной форме счета-фактуры будет указаны ФИО руководителя и главного бухгалтера, а не уполномоченных лиц.

Форма счета-фактуры утверждается постановлениями Правительства. Вывод реквизитов документов-оснований на право подписи уполномоченных лиц в текущей форме счета-фактуры законодательно не предусмотрено. При этом внесение дополнительной информации в счет-фактуру не является правонарушением. При желании пользователи могут внести соответствующие доработки в конфигурацию 1С. Например, изменить макет печатной формы счета-фактуры силами программистов.

Способ 2 – Редактирование регистра «Уполномоченные лица» (для пользователя с правами Администратора)

Сначала необходимо включить возможность открывать регистры конфигурации через кнопку Главное меню (Главное меню – Сервис — Параметры – Отображать команду «Все функции» ).

Затем открыть для редактирования нужный регистр (Главное меню – Все функции – Регистры сведений – Уполномоченные лица). В указанном регистре внести необходимые изменения.

Способ 3 — Простое редактирование текущей печатной формы документа (неправильный, но технически возможный)

Часто используют начинающие пользователи.

Может подойти в том случае, когда исправить подписантов нужно однократно и при этом не используется электронный документооборот с контрагентом.

Необходимо открыть печатную форму готового документа и при активированном режиме редактирования (зеленый карандаш) исправить текст вручную, распечатать. Можно сохранить во внешний файл. При закрытии формы данные не сохранятся. При необходимости вывода из 1С на печать дубликата после закрытия формы потребуется повторное редактирование, что может привести к ошибкам и расхождениям с оригиналом.

Автор статьи: Екатерина Крянева

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Порядок исправления счетов-фактур в решении 1С Бухгалтерия

По различным причинам может потребоваться корректировка уже выставленных контрагентам счетов-фактур. Актуальная версия программы 1С Бухгалтерия 8.3 позволяет осуществить это с минимальными временными затратами, однако потребуется принять к сведению определенные нюансы, чтобы в последующем учесть все изменения при определении величины НДС.

Кроме того, следует учитывать, что с 01 октября 2017 года утверждены изменения внешнего вида и правил оформления счетов-фактур и связанных с ними регистров учета, где они отражаются. Ознакомиться с утвержденными изменениями можно в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 года.

Как правило, компании осуществляют реализацию своей продукции по договору поставки. В момент передачи товара контрагенту необходимо предоставлять накладную вместе со счетом-фактурой (СФ). Если в последнем документе обнаружена ошибка, ее необходимо оперативно исправить и предоставить партнеру скорректированную форму. Такая процедура состоит из двух действий: проведение реализации в решении 1С Бухгалтерия и отражение в программе исправленных данных.

Оформление реализации товаров контрагенту

При отгрузке товаров в ПО 1С Бухгалтерия 8.3 следует провести следующие операции:

• учесть выручку от реализации продукции;
• начислить НДС на сумму выручки;
• списать себестоимость проданных товаров для последующего определения финансового результата компании за период.

В программе 1С Бухгалтерия указанные операции отражаются документом, фиксирующим факт продажи товаров. При его создании и заполнении следует указывать товары в качестве типа операции. Сама форма расположена в разделе меню, где отражаются все операции по продажам.

Накладная на реализацию ТМЦ формирует следующие проводки в базе данных решения 1С Бухгалтерия:

• Себестоимость проданных товаров относится на счет 90.02.1 для расчета финансового результата (списывается со счета 41.01).
• Выручка отражается по дебету счета 90.01.1 и кредиту 62.01. Сумма выручки отражается с учетом НДС. Но для целей налогового учета, НДС из нее вычитается, и она фиксируется отдельно. В программе 1С Бухгалтерия данная операция происходит автоматически.
• Сумма НДС отражается по дебету счета 90.03 и кредиту счета 68.02.

Просматривая движение документа, чтобы проверить, насколько корректно организован в решении 1С Бухгалтерия учет, можно увидеть, сформированную в регистре накопления «НДС Продажи» новую запись, которая в последующем будет перенесена в книгу продаж и попадет в отчетность по НДС.

Чтобы выставить счет-фактуру на поставленные покупателю товары, следует воспользоваться специальной обработкой, которая запускается путем нажатия на кнопку для выписки требуемого документа. Расположена кнопка внизу накладной, фиксирующей факт продажи товаров. Алгоритмы программы 1С Бухгалтерия предусматривают автоматическое создание выданного счета-фактуры в результате такой обработки и формирования соответствующей ссылки в документе, перейдя по которой можно его скорректировать и оценить правильность заполнения.

Все поля в нем заполняются на основании сведений, имеющихся в ранее созданной накладной. Если перейти по ссылке, откроется соответствующая форма, и у пользователя появится возможность оценить корректность ее заполнения. Документом-основанием в таком случае является накладная, которой оформлена поставка товара. Значение кода факта хозяйственной деятельности должно быть 01, поскольку оно означает факт отгрузки товаров контрагентам, как это определено в приказе ФНС РФ от 14 марта 2016 года. Если счет-фактура выписан и направлен контрагенту в бумажном виде, переключатель в форме необходимо установить в соответствующее положение. При наличии между партнерами соглашения об обмене СФ в цифровом виде, переключатель следует поместить в положение, позволяющее направлять их по соответствующим каналам передачи данных.

Дата выставления аналогична дате составления накладной (это предусмотрено настройками по умолчанию, и поле документа заполняется автоматически). При необходимости дату можно заменить на фактическую (когда счет-фактура был отправлен партнеру). В случае наличия соглашения о цифровом обмене корреспонденции, в данном поле будет установлена дата направления оператору ЭДО счета-фактуры для передачи его покупателю (она указывается в полученном от него подтверждении).

После сохранения выданного СФ в информационной базе продукта 1С Бухгалтерия, каких-либо изменений по остаткам счетов не производится, вносится только запись в журнал регистрации данных документов, который организация должна вести в соответствии с установленными требованиями нормативных актов. Такой журнал рекомендуется вести даже тем компаниям, которые не являются посредниками, поскольку информация, хранящаяся в данном учетном регистре, может быть использована при возникновении проблем с оформлением счетов-фактур.

После проверки заполнения полей счета-фактуры, рекомендуется ее распечатать и подшить.

Оформление исправления реализации

Изменения в уже выставленные и направленные контрагенту счета-фактуры в программе 1С Бухгалтерия 8.3 вносятся двумя операциями: корректировка выручки за проданный товар, а также суммы НДС. Для этого используется документ под названием «Корректировка реализации», а вид операции – исправление первичного документа. Его форма находится в разделе, где хранятся все документы по продаже товаров. Создавать документ рекомендуется на основании накладной.

При исправлении стоимостных показателей следует установить возможность отображать результаты корректировки во всех затрагиваемых разделах учета.

В случае необходимости внесения изменений в параметры счета-фактуры, которые не затрагивают регистры регламентированных видов учета, и имеют значение только для автоматической проверки контролирующими органами корректности начисления НДС (например, номер платежного поручения покупателя, в случае получения предоплаты или номер ГТД при импорте товара), следует выбрать в документе требуемое значение параметра (использовать только для учета НДС).

По итогам изменения данных о реализации в 1С Бухгалтерии осуществляются следующие проводки:

• сторнируется разница в стоимости проданных товаров (Дт 62.01 Кт 90.01.1);
• уменьшается путем сторнирования и величина начисленного НДС исходя из новой суммы реализации товара (Дт 90.03 Кт 68.02).

Кроме того, в регистре учета, где хранится информация об НДС со стоимости продаж, будут внесены две новые записи. Первая, отражающая сторнирование предыдущей записи для начисления НДС в момент передачи товаров покупателю, а вторая – фиксирующая новую сумму НДС исходя из исправленной суммы реализации.

Кроме того, в регистре учета, где хранится информация об НДС со стоимости продаж, будут внесены две новые записи. Первая, отражающая сторнирование предыдущей записи для начисления НДС в момент передачи товаров покупателю, а вторая – фиксирующая новую сумму НДС исходя из исправленной суммы реализации.

Чтобы выставить исправленный счет-фактуру на отправленные заказчику товары, следует воспользоваться кнопкой, которая запускает механизм его выписки. Она расположена в нижней части документа, отражающего корректировку реализации.

Следует обратить внимание на то, что в сформированном документе:

• Будет установлен номер исправления и дата его осуществления.
• В качестве документа-основания будет указана накладная, корректирующая реализацию.
• Код типа операции будет идентичен стандартному действию по передаче товаров контрагентам в соответствии с классификатором, утвержденным ФНС России.
• В зависимости от того, составлен измененный счет-фактура в цифровом виде или на бумаге, следует установить положение соответствующего переключателя. При этом важно помнить, что направлять документ по цифровым каналам связи допускается только при имеющемся подписанном соглашении о таком обмене корреспонденцией между сторонами.
• Дата выставления должна либо совпадать с датой исправленной накладной (устанавливается автоматически), либо указываться момент фактической передачи документа контрагенту. При наличии соглашения о цифровом обмене корреспонденцией может указываться дата получения подтверждения об отправке измененного счета-фактуры контрагенту от оператора ЭДО.

После сохранения в базе данных измененного счета-фактуры в регистрационный журнал будет внесена соответствующая запись.

Распечатать новый счет-фактуру можно, используя стандартные инструменты.

Следует обязательно учитывать правила оформления документа, которые установлены постановлением Правительства. Определено, что изменять строку 1 счета-фактуры строго запрещено, поэтому сведения об исправлении отражаются в строке 1а, где определяется номер корректировки и дата ее осуществления.

В книге продаж изменения в счете-фактуре фиксируются следующим образом:

• вносится запись о первичном документе;
• фиксируются сведения об аннулировании предыдущего действия;
• вносятся данные измененного счета-фактуры.

Комплексная автоматизация бухгалтерского учета на базе 1С имеет множество преимуществ: снижаются трудозатраты бухгалтеров, повышается точность и скорость работы, минимизированы ошибки. Даже в мелочах программа существенно облегчает труд бухгалтера: например, новым документам бухгалтерская программа на платформе 1С:Предприятие 8.3 присваивает номера автоматически. Но бывают ситуации, когда нумерация счетов, счетов-фактур или других документов сбилась, и нужно поменять номер документа и установить новый. Номер документа бухгалтер не может исправить обычным способом, поскольку в настройках программы установлены значения для защиты от необдуманных и поспешных действий пользователя.

Рассмотрим, как изменить порядок и установить номер документа на примере документа «Счет» в 1С:Бухгалтерия 8.3, но обратите внимание, что дальнейшие действия могут считаться типовыми доработками 1С, а значит требуют определенных прав и знаний. Если вы не уверены в своих действиях, советуем обратиться за помощью к профессионалам.

Откроем документ и попытаемся отредактировать номер. На наши действия программа выдает сообщение о том, что номер заполняется автоматически, и предлагает его отредактировать.

Рис.1. Диалоговое окно – Редактирование номера документа

Ответив «Да», мы можем отредактировать номер документа. Обратите внимание, что система запоминает исправление, и новый номер автоматически будет проставлен как следующий за номером исправления. Ручное исправление номеров не рекомендуется, т.к. это может привести к нарушению нумерации документов. Чаще всего ошибки нумерации в журналах возникают при ручном исправлении номеров документов.

Отключение «Автонумерации» документов в «Конфигураторе»

В более ранних версиях программ 1С в меню «Сервис» — «Служебные» был доступен пункт «Настройка стратегии изменения номеров (кодов) объектов». Такую функцию убрали из редакции 3.0, но все же сохранили возможность, чтобы номер редактировать сразу, не делая лишних шагов с записью. Для этого необходимо всего лишь снять галочку «Автонумерация» в конфигураторе программы (нельзя сделать в базовой версии). Минус этого варианта в том, что при обновлении эту галочку придется постоянно снимать, а нумеровать документы вручную, поскольку она вообще не будет проставляться.

Так, если у вас версия программы ПРОФ, запускаем программу в режиме конфигуратор, открываем конфигурацию – меню «Конфигурация» — «Открыть конфигурацию».

Прежде чем мы будем вносить изменения, надо снять защиту с изменения конфигурации. «Конфигурация» — «Поддержка» — «Настройка поддержки».

Рис.2 Окно конфигуратор программы. Меню конфигуратора — снятие с поддержки

В открывшемся окне, справа вверху нажимаете кнопку «Включить возможность изменения» и отвечаем «Да».

Рис.3 Окно настройки поддержки

В следующем окне ставим две точки «Объект поставщика редактируется с сохранением поддержки».

Рис.4 Диалоговое окно – Настройка правил поддержки

Далее нажимаем на кнопку «Сравнить, объединить» и в следующем окне на «Выполнить». Затем «Конфигурация» — «Обновить конфигурацию базы данных».

Далее переходим непосредственно к изменению документа. В дереве ищем пункт «Документы» — и нужный вид документов, в котором хотите менять номер документа вручную. В нашем примере это документ «Счет».

Двойным щелчком мышки открываем документ и слева ищем пункт «Нумерация». Справа надо снять галочку с пункта «Автонумерация».

Рис.5 Окно конфигуратора — редактирование документа «Счет»

Но все же отключать «Автонумерацию» я бы не рекомендовала.

Восстановление нумерации «Экспресс-проверкой»

В версии программы 1С:Бухгалтерия 3.0 реализована возможность проверки нумерации ПКО, РКО, счетов-фактур и автоматического исправления нумерации в хронологическом порядке. Для этого предназначен сервис «Экспресс-проверки».

Рис.6 Окно «Экспресс-проверка»

По нажатию кнопки «Выполнить» производится проверка и выводится отчет.

При наличии ошибок программа выдаст совет по их устранению – перенумерация документов. При этом система предупредит о возможном несовпадении номеров уже выданных документов с находящимися в базе (Рис. 7) и выполнит перенумерацию документов.

Рис.7 Окно «Экспрес-проверка» — сообщение об ошибках

Рис.8 Перенумерация счетов-фактур

Но важно помнить, что при перенумерации возникает риск отклонения номеров уже выданных документов от исправленных в программе учета. Если работа с корректировкой нумерации вызывает у вас вопросы, обратитесь к нашим специалистам. Мы проконсультируем вас и подберем, исходя из ваших индивидуальных задач и потребностей, оптимальную стоимость сопровождения 1С.