Как перевести печать в электронный вид

Любая документация предназначена для фиксирования тех или иных событий. Просто изложенная на бумаге информация не имеет юридической силы. Чтобы «бумага» стала документом, ее необходимо закрепить подписью и печатью. Несколько десятилетий назад на смену обычной была создана система электронного документооборота (СЭД). Она собирает, хранит и обрабатывает огромное количество важнейших актов. Как решается в данном случае вопрос с заверением ЭДО? Особых изменений в данной области не произошло. Появились электронная печать и подпись.

Делопроизводство с помощью информационных технологий

Проблема перехода от стандартного формата отечественного делопроизводства к принципиально новому – стратегически важный вопрос для государства. С начала 2014 года финансовая отчетность хозяйствующих субъектов в налоговую инспекцию сдается исключительно в электронном виде. Организация может перейти на любую из существующих систем электронного обмена данными, которых за последние годы на территории Российской Федерации появилось большое количество.

Они подразделяются на две крупные группы:

• локальные;
• международные (глобальные).

Первые предназначены для использования внутри конкретных организаций. Вторые – для поддержания работы всемирной системы информационного обмена данными.

Именно СЭДО дали толчок для создания первых инструментов электронной коммерции. Несмотря на то, что мы живем в век стремительного развития компьютерных технологий, многие люди не имеют представления о том, что такое электронные системы документооборота, что собой представляет цифровая подпись и как сделать электронную печать.

Чем и как заверяется электронная документация

Электронный документ может появиться вследствие:

• создания документа внутри системы ЭДО;
• трансформации бумажного варианта в цифровой при помощи специальных пакетов программ и необходимого обеспечения для компьютера.

Цифровая подпись – это набор сгенерированных вычислительной техникой символов. Она создается для того, чтобы быть использованной при обмене между контрагентами документами посредством современных коммуникационных каналов связи.

Электронная печать – это полный аналог так называемой живой печати. Для ее создания не требуется каких-то особых операций, как в случае с подписью. Иными словами, эти два важнейших инструмента удостоверения подлинности электронной документации стали полноценными корпоративными факсимиле. Именно с их помощью заверять документы можно на расстоянии, причем в некоторых случаях без присутствия руководителя предприятия, а с помощью специального уполномоченного лица, например, офис-менеджера. Такое положение вещей значительно повышает оперативность проведения всех бизнес-процессов любой компании.

Система электронного документооборота Диадок — самый простой способ обмениваться юридически значимыми электронными документами и счетами-фактурами.

Особенности создания электронной печати

Главным отличием ЭП от печати является то, что последнюю вполне можно сделать самостоятельно. Сертификаты на использование цифровой подписи, да и саму подпись, выдают удостоверяющие или сертификационные центры. Услуга платная. Стоимость ее зависит от сложности подписи и страховки, если таковая имеется.

Если цифровая подпись – это набор криптографических символов, то что же такое электронная печать? Это, по сути, «фотография» реальной печати или ее полная копия, созданная с помощью отдельных программ, например, Photoshop. Процесс создания электронной печати подвластен даже неискушенному пользователю оргтехники.

Для этого необходимо следующее:

• хороший сканер;
• пакет программ для редактирования графических изображений и любой текстовый редактор.

Сканер применяется тогда, когда печать уже поставлена на «живом» документе, который должен быть отправлен посредством компьютерных телекоммуникационных сетей.

Важно: оттиск печати должен быть отсканирован так, чтобы сохранились все детали, то есть картинка должна получиться идеальной. Последний вариант необходим для тех, кто в будущем планирует заверять уже готовую документацию в электронном виде.

Чтобы сделать цифровую печать, необходимо в выбранной программе графической редакции создать идеальную окружность, в которую должны поместиться все те же реквизиты и символы, которые находятся на оттиске оригинала. Как видим, вопрос, как создать электронную печать, несложен.

К вопросу об обязательности печати в организации

7 апреля 2015 года вступил в силу закон, позволяющий организациям отказаться от использования печати (Федеральный закон от 06.04.15 № 82-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ»).

Теперь организации вправе, но не обязаны иметь печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе, в котором должно быть прописано, что у организации есть такой атрибут.

Печать становится лишь средством индивидуализации организации, таким же, как эмблема или товарный знак. И она теперь может быть любой (необязательно круглой).

Отдельные законы могут предусматривать случаи, когда организация обязана использовать печать. Также на уровне федерального законодательства могут сохраняться случаи, когда без печати не обойтись.

Поправки внесены в законы о хозяйственных обществах и, соответственно, к индивидуальным предпринимателям отношения не имеют. Для них ничего не изменилось. Законодательство РФ, как и прежде, не обязывает индивидуальных предпринимателей иметь печать. Вопрос об изготовлении и использовании печати предприниматели по-прежнему решают самостоятельно.

Как создать свою подпись и печать в электронном виде на компьютере бесплатно

В век информационных технологий на смену бумажным документам приходят электронные носители информации. Для придания им юридической значимости их также необходимо заверять подписью и печатью. В связи с чем у многих пользователей возникает вопрос, как сделать электронную печать и подпись самому. Чтобы ответить на него, необходимо выяснить, что же такое электронно-цифровая подпись (ЭЦП)?

ЭЦП — информация о подписанте, присоединенная к другой информации (подписываемому документу).

Выделяют 2 вида ЭЦП: простую и усиленную. Усиленная, в свою очередь, делится на квалифицированную и неквалифицированную.

Простая ЭЦП (ПЭП) — подпись, состоящая из набора символов и паролей. Ярким примером ПЭП является использование банковской карты. При ее оформлении регистрируется логин и пароль, а при совершении платежных действий абоненту на зарегистрированный в банковской системе телефонный номер приходит код, который следует ввести для подтверждения платежа.

Неквалифицированная ЭП — сведения об абоненте, зашифрованные с использованием криптографического преобразователя информации, которые позволяют отследить подписанта, а также все вносимые в документ изменения после его подписи.

Квалифицированная ЭП обладает теми же свойствами, что и неквалифицированная подпись, но обязательным ее атрибутом является сертификат ключа проверки ЭЦП.

Простая и неквалифицированная ЭП соответствуют визе на бумажном документе, квалифицированная — это электронная печать и подпись.

Об основных отличиях усиленной подписи читайте в материале «Чем отличаются два основных типа электронных подписей?».

Сделать подпись на компьютере и заверить ею документ можно несколькими способами. Какими именно, рассмотрим далее.

Создание ЭЦП в Ворде

Электронная подпись бесплатно создается в документах пакета MS Office. Рассмотрим пример с файлом Word. Чтобы заверить документ, созданный с использованием софта Word, необходимо осуществить следующие действия:

1. Ставим курсор в то место, куда нужно добавить подпись.
2. Переходим во вкладку «Вставка» и нажимаем кнопку «Строка подписи Microsoft Office».

1. В открывшемся окне заполняем необходимые поля.

1. Подпись готова и имеет следующий вид:

Добавить подпись можно и из меню «Файл». Для этого открываем документ, нажимаем кнопку «Файл», «Сведения», «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».

Далее заполняем форму так же, как показано на рис. 2. Однако подпись, сгенерированную вышеописанным способом, сложно проверить на подлинность. Поэтому многие пользователи выбирают относительно недорогой софт «Карма».

Программа Карма для создания ЭЦП без MS Office

Программное обеспечение «Карма» — продукт криптографического обеспечения, разработанный российскими программистами, который может использоваться в различных системах любого уровня:

• для юридически значимого электронного документооборота (ЭДО);
• для работы в системе 1С;
• для сообщений, отправляемых по электронной почте;
• для управленческого документооборота;
• для подписания файлов, открываемых проводником Windows, и т. д.

Особенностью системы является возможность добавления в документ графического изображения подписи и печати (факсимиле). При использовании данной функции бумажная копия практически не отличается от подлинника.

Кроме того, отправитель может прикрепить к подписываемому документу стикер, записав в нем сообщения, комментарии или поручения, предназначенные для получателя документа. При этом софт имеет интуитивно-понятный интерфейс, не требующий специальных знаний от обычного пользователя.

Однако подпись, сгенерированная программой «Карма», не подходит для отправки отчетности в ФНС или для работы на портале госуслуг.

Как создать ЭЦП и зарегистрировать сертификат онлайн

Чтобы сделать электронную подпись онлайн для ЭДО с ИФНС, физлицу необходимо зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика (ЛКН). Для получения сертификата в ЛКН следует перейти в раздел «Профиль» и кликнуть на кнопку «Получение сертификата ключа проверки электронной подписи». Данный ключ действителен в течение 1 года, по истечении которого сертификат запрашивается повторно. В ЛКН генерируется электронная подпись онлайн бесплатно.

Данная функция доступна только физлицам, к которым не относятся ИП, частные нотариусы и другое самозанятое население. Кроме того, ЭЦП, полученная физлицом в ЛКН для отправки отчетности в ФНС, не подходит для работы на портале госуслуг. Чтобы вести электронный документооборот через сайт госуслуг, гражданину необходимо воспользоваться универсальной электронной картой, полученной до 2017 года, или электронным паспортом (при наличии), а также приобрести специальное считывающее устройство (картридер).

Для организации ЭДО с фискальными органами и фондами, а также для работы на площадках, предназначенных для участия в тендерах по закону от 18.07.2011 № 223-ФЗ, абоненты могут получить сертификат ключа проверки ЭЦП только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

ВНИМАНИЕ! Для работы на сайте госзакупок по закону от 05.04.2013 № 44-ФЗ участникам ЭДО сертификат ключа проверки ЭЦП следует получать в территориальном отделе Федерального казначейства (письмо Минэкономразвития РФ от 26.10.2016 № Д28и-2792).

Регистрация сертификата ЭЦП

Для генерации ключа абоненту необходимо обратиться в ближайший УЦ, имея при себе полный пакет документов:

1. Физлицу:

• заявление на получение сертификата;
• копии паспорта, ИНН, СНИЛС физлица — владельца сертификата.

1. Юрлицу:

• документы, поименованные в п. 1;
• выписку из ЕГРЮЛ (ЕГРИП);
• приказ о назначении руководителя или иной документ, позволяющий лицу действовать от имени субъекта;
• иные документы по требованию УЦ.

Сертификат, как правило, записывается на съемный носитель или выдается на бумаге.

ВНИМАНИЕ! Для различных операций оформляются разные сертификаты. Так, для работы на сайте госзакупок по 44-ФЗ или на площадках по 223-ФЗ не подойдет сертификат, полученный для отправки отчетности в ФНС, и наоборот.

Процесс подписания документа в электронном виде

Процесс подписания документа простой ЭЦП не требует особых знаний. Для этого следует ввести пароль и подтвердить его.

Подписание квалифицированной подписью имеет свои особенности. Перед подписанием документа необходимо установить софт «КриптоПро» или иной криптографический преобразователь информации и сам сертификат проверки ключа ЭЦП.

Алгоритм установки пошагово рассмотрен в материале «Как установить сертификат ЭЦП на компьютер?».

Далее следует завизировать необходимый документ. Алгоритмы визирования разнятся в зависимости от вида файла, типа редактора или программного обеспечения. Например, для отправки отчетности в ФНС или в фонды файл загружается в специальную программу, далее выбирается соответствующий сертификат и нажимается кнопка «Подписать файл».

Итоги

Чтобы придать документу юридическую значимость, необходима электронная цифровая подпись — как ее сделать самому бесплатно, вы теперь знаете. Способ получения ЭЦП зависит от вида подписи, абонента и нужд, для которых она оформляется.

Вы создаёте новую компанию. Есть клиент, готовый подписать контракт хоть завтра. Но дизайнер, к которому вы обратились, говорит, что разработкой логотипа и печати для вас он сможет заняться через неделю. Как быть?

Начинать стоит с печатей. Существует программа печати и штампа, позволяющих в течение нескольких минут сформировать красивые печати любого содержания в электронном виде. Ниже вы можете просмотреть видео обучение как скачать программу для изготовления печати и штампов, а так же получите видео обзор как сделать печать вашей компании и использовать её для подписания документа.

Предлагаемая программа для создания печатей визуально создает форму и будущий оттиск. Она дает макеты штемпельных изделий, абсолютно готовые для использования.

Программа для изготовления печатей и штампов

Наша программа для печатей и штампов абсолютно бесплатна и универсальна. Она позволяет работать как с привычными печатями, так и со штампами любого вида. В ней содержится каталог уже готовых решений для штемпельной продукции и все инструменты для формирования стандартных решение изготовления печати.

Легко и быстро скачать полную программу для печати и штампов а самое главное бесплатно и без каких либо дополнительных ключей.

Для того чтобы делать печати и штампы скачать программу сегодня не проблема. Она упростит формирование заказов на создание штемпельной продукции, позволит привлечь выгодных клиентов предпринимателей и частных лиц.

Выложенная программа для печатей скачать бесплатно можно на нашем сайте просмотрев обучающее виде как скачать и создать готовую печать для подписания любого документа. Удобство посетителей это то, чего мы хотим. Зачем переплачивать за находящееся в общем доступе?

Видео обзор программы Stamp 0.85