Как перенести файл ворд в эксель
Содержание
О переносе таблиц из Word в Excel можно сказать, что лучше бы сразу без переноса, но ведь не всегда получается, как лучше. Эта статья адресована тем, перед кем все-таки встала такая задача.
Между любыми приложениями, работающими под Windows, возможен обмен данными. В окне Word выделите таблицу любым способом, которому вы отдает предпочтение, например, щелчком по кнопке выделения таблицы, и скопируйте ее. Варианты копирования:
- клавиши CTRL и С;
- команда Копировать в меню, вызываемом щелчком правой кнопкой на выделенном;
- щелчок по кнопке Копировать на ленте (вкладка Главная).
На листе Excel укажите ячейку, начиная с которой хотите разместить таблицу, и вставьте скопированное. Варианты вставки:
- клавиши CTRL и V;
- команда Вставить в меню, вызываемом щелчком правой кнопкой;
- щелчок по кнопке Вставить на ленте (вкладка Главная).
При использовании любого варианта пользователю предлагается выбрать Параметры вставки. Если нужно сохранить особенности оформления таблицы в Word используйте первый вариант команды Вставить.
Если первоначальное оформление не нужно сохранять, то при вставке выберите другую кнопку. На рисунке можно увидеть и сравнить два варианта вставки одной и той же таблицы.
Но при вставке даже самой простой таблицы пользователь сталкивается если не с трудностями, то с неожиданностями. Самая частая из них — несоответствие ширины столбца, принятой в Excel по умолчанию, вставляемым данным.
Это устранить несложно. Установите курсор мыши, как показано на рисунке, и раздвиньте столбец.
С другой трудностью при вставке пользователь может столкнуться, если при оформлении шапки таблицы в Word были использованы знаки конца абзаца или перевода каретки (то есть нажималась клавиша ENTER). Для Excel такой знак является сигналом к размещению последующего текста в новой ячейке.
Чтобы избежать этого, необходимо в исходной таблице убрать лишние символы. Вы можете сделать это по-разному:
- вручную удалить все, что мешает;
- воспользоваться возможностью поиска и замены символов.
При втором варианте действий в окне поиска и замены нужно ввести ^p (язык английский) в поле Найти и пробел в поле Заменить на.
Если по какой-то причине вы не можете перенести таблицу из одного приложения в другое копированием, то возможен следующий вариант:
- в окне Word выделите таблицу (если кроме таблицы в документе имеется еще текст или другие таблицы, то предварительно скопируйте ее в новый документ);
- на вкладке Макет найдите кнопку Преобразовать в текст;
- в диалоговом окне выберите разделитель столбцов;
- Получится примерно, как на рисунке.
- выберите вкладку Файл и команду Сохранить как, введите имя файла, откройте список форматов, выберите Обычный текст и сохраните (параметры сохранения не изменяйте);
- в окне Excel на вкладке Файл выберите Открыть, укажите нужную папку, выберите в списке форматов Все файлы, укажите файл с преобразованной таблицей и откройте его;
- в диалоговых окнах (шаг 1, 2, 3) оставьте все без изменений, щелкая кнопку Далее (на третьем шаге — Готово);
Вы познакомились с несколькими приемами переноса таблиц из Word в Excel, которые доступны в различных версиях и той, и другой программ.
Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Если вы хотите переместить данные из таблицы Word в Excel, можно избежать повторного ввода, скопировав их прямо из Word. При копировании из таблицы Word на лист Excel данные в каждой ячейке таблицы Word вставляются в отдельную ячейку на листе.
Важно: После вставки данных может потребоваться очистить их, чтобы воспользоваться функциями вычислений Excel. Например, в ячейках могут быть ненужные пробелы, числа могут быть вставлены как текст, а не как числовые значения, с которыми можно выполнять вычисления, а даты могут отображаться неправильно. Сведения о форматировании чисел как дат, денежных единиц, процентов и т. д. см. в статье Форматирование чисел. Справку о форматировании таблицы можно найти в статье Форматирование таблицы Excel.
Выберите в документе Word строки и столбцы таблицы, которые вы хотите скопировать на лист Excel. Убедитесь, что в ячейках таблицы нет лишних возвратов каретки, в противном случае это может привести к дополнительным строкам в Excel.
Чтобы скопировать выделенный фрагмент, нажмите клавиши CTRL+C.
На листе Excel выделите левый верхний угол области, в которую нужно вставить таблицу Word.
Примечание: Перед вставкой убедитесь, что область пуста. Данные из ячеек таблицы Word заменят все существующие данные в ячейках листа, находящихся в области вставки. При необходимости перед копированием просмотрите таблицу в Word для проверки ее размеров.
Нажмите клавиши CTRL+V.
Чтобы настроить форматирование, нажмите кнопку Параметры вставки рядом с вставленными данными, а затем выполните указанные ниже действия.
Чтобы использовать форматирование, примененное к ячейкам листа, выберите вариант Использовать форматы конечных ячеек.
Чтобы использовать форматирование таблицы Word, выберите вариант Сохранить исходное форматирование.
Примечание: Excel вставит содержимое каждой ячейки таблицы Word в отдельную ячейку. После вставки данных их можно распространить на другие ячейки в столбце (например, разделив имя и фамилию, чтобы они отображались в отдельных ячейках) с помощью команды Текст по столбцам. Дополнительные сведения см. в статье Распределение содержимого ячейки на соседние столбцы.
Бывают ситуации, когда текст или таблицы, набранные в Microsoft Word, нужно преобразовать в Excel. К сожалению Ворд не предусматривает встроенных инструментов для подобных преобразований. Но, вместе с тем, существует целый ряд способов произвести конвертацию файлов в данном направлении. Давайте выясним, как это можно сделать.
Основные способы конвертации
Можно выделить три основных способа конвертации файлов Word в Excel:
- простое копирование данных;
- использование сторонних специализированных приложений;
- использование специализированных онлайн-сервисов.
Способ 1: копирование данных
Если просто скопировать данные из документа Word в Excel, то содержимое нового документа будет иметь не слишком презентабельный вид. Каждый абзац будет размещаться в отдельной ячейке. Поэтому, после того, как текст скопирован, нужно поработать над самой структурой его размещения на листе Excel. Отдельный вопрос составляет копирование таблиц.
- Выделяем нужный отрезок текста или текст целиком в Microsoft Word. Кликаем правой кнопкой мыши, чем вызываем контекстное меню. Выбираем пункт «Копировать». Можно вместо использования контекстного меню, после выделения текста, кликнуть по кнопке «Копировать», которая размещается во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Буфер обмена». Ещё одним вариантом является после выделения текста нажатие комбинации клавиш на клавиатуре Ctrl+C.
Открываем программу Microsoft Excel. Кликаем ориентировочно по тому месту на листе, куда собираемся вставить текст. Правым кликом мыши вызываем контекстное меню. В нём в блоке «Параметры вставки» выбираем значение «Сохранить исходное форматирование».
Также, вместо этих действий, можно нажать на кнопку «Вставить», которая размещена на самом левом краю ленты. Ещё один вариант – это нажатие комбинации клавиш Ctrl+V.
Как видим, текст вставлен, но он, как и говорилось выше, имеет непрезентабельный вид.
Для того, что бы он принял нужный нам вид, раздвигаем ячейки на требуемую ширину. При наличии надобности дополнительно форматируем его.
Способ 2: продвинутое копирование данных
Существует ещё один способ конвертации данных из Ворда в Excel. Он, конечно, существенно сложнее предыдущего варианта, но, в то же время, подобный перенос зачастую более корректен.
-
Открываем файл в программе Word. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по значку «Отобразить все знаки», который размещен на ленте в блоке инструментов «Абзац». Вместо данных действий можно просто нажать комбинацию клавиш Ctrl+*.
Переходим во вкладку «Файл».
Выбираем пункт «Сохранить как».
Открывается окно сохранения файла. В параметре «Тип файла» выбираем значение «Обычный текст». Жмем на кнопку «Сохранить».
В открывшемся окне преобразования файла никаких изменений вносить не нужно. Просто жмем кнопку «OK».
Открываем программу Эксель во вкладке «Файл». Выбираем пункт «Открыть».
В окне «Открытие документа» в параметре открываемых файлов установите значение «Все файлы». Выберете тот файл, который до этого сохраняли в Ворде, как обычный текст. Жмем на кнопку «Открыть».
Открывается Мастер импорта текстов. Указываем формат данных «С разделителями». Жмем на кнопку «Далее».
В параметре «Символом-разделителем является» указываем значение «Запятая». Со всех остальных пунктов снимаем галочки при их наличии. Жмем на кнопку «Далее».
В последнем окне выбираем формат данных. Если у вас обычный текст, то рекомендуется выбрать формат «Общий» (установлен по умолчанию) или «Текстовый». Жмем на кнопку «Готово».
Примерно по такой же схеме можно скопировать таблицу из Ворда в Эксель. Нюансы данной процедуры описываются в отдельном уроке.
Способ 3: применение приложений для конвертирования
Ещё одним способом преобразовать документы Ворд в Эксель является применение специализированных приложений для конвертирования данных. Одним из наиболее удобных из них является программа Abex Excel to Word Converter.
-
Открываем утилиту. Жмем на кнопку «Add Files».
В открывшемся окне, выбираем файл, который подлежит конвертации. Жмем на кнопку «Открыть».
В блоке настроек «Output setting» выбираем место, куда будет конвертироваться файл.
После этого происходит процедура конвертации. Теперь вы можете открыть файл в программе Excel, и продолжить работу с ним.
Способ 4: конвертация с помощью онлайн-сервисов
Если вы не желаете устанавливать на свой ПК дополнительное программное обеспечение, то можно воспользоваться специализированными онлайн-сервисами для конвертации файлов. Одним из самых удобных онлайн-конвертеров по направлению Word – Excel является ресурс Convertio.
- Переходим на сайт Convertio и выбираем файлы для конвертации. Это можно сделать следующими способами:
- Выбрать с компьютера;
- Перетянуть с открытого окна Проводника Windows;
- Загрузить из сервиса Dropbox;
- Загрузить из сервиса Google Drive;
- Загрузить по ссылке.
После того, как исходный файл загружен на сайт, выбираем формат сохранения. Для этого, кликаем по выпадающему списку слева от надписи «Подготовлено». Переходим в пункт «Документ», а затем выбираем формат xls или xlsx.
Жмем на кнопку «Преобразовать».
После этого документ в формате Excel будет загружен на ваш компьютер.
Как видим, существует несколько способов преобразования файлов Word в Excel. При использовании специализированных программ или онлайн-конвертеров трансформация происходит буквально в несколько кликов. В то же время, ручное копирование, хоть и занимает большее время, но позволяет максимально точно отформатировать файл под свои потребности.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.