Как отправить текстовый документ по электронной почте
Содержание
- Как прикрепить файл к письму и отправить его
- Пример
- Как добавить несколько файлов к письму
- Нюансы
- Отправка в виде вложения
- Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word
- OneNote
- Отправка в тексте сообщения электронной почты
- Отправка в виде вложения
- Отправка в тексте сообщения электронной почты
- Дополнительные сведения
- Как отправить документ по электронной почте
- Отправить ссылку
- Как отправить документ по электронной почте, итог
Электронную почту используют не только для отправления сообщений, но и для пересылки файлов (документов, фотографий и др.). Они называются вложенными или прикрепленными.
Вложенный или прикрепленный файл (аттачмент) — это какой-то файл с компьютера, который мы добавляем к письму для пересылки его по электронной почте.
Как прикрепить файл к письму и отправить его
Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.
Когда коллега зайдет в свою почту, он увидит новое сообщение, внутри которого будет документ. Его он сможет открыть прямо в почте или скачать на свой компьютер.
Технология пересылки файлов следующая:
- Открываем свой электронный ящик.
- Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
- Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
- В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
- Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.
Пример
1. Открываю свой электронный ящик и нажимаю на кнопку написания письма.
Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
2. Печатаю адрес того, кому хочу отправить файл, и указываю тему.
Текст можно и не набирать, ведь мне нужно только переслать файл. Но я его обычно печатаю: здороваюсь, объясняю, что именно пересылаю и почему.
3. Для прикрепления файла нажимаю на специальную кнопку вверху или внизу (над или под частью для ввода текста).
Яндекс.Почта: | Mail.ru: | Gmail.com: |
4. Открывается небольшое окошко с файлами и папками моего компьютера. В нем я должен найти то, что хочу отправить.
Допустим, мне нужно переслать документ, который находится на моем компьютере в Локальном диске D в папке Договоры. Значит, в окошке открываю Локальный диск D:
И открываю папку Договоры:
Показываются файлы, которые есть в этой папке. Нахожу среди них тот, который хочу отправить, и щелкаю по нему два раза левой кнопкой мышки.
Окошко исчезает, а мой документ появляется над или под кнопкой прикрепления.
в Яндекс.Почте:
в Mail.ru:
в Gmail.com:
Это означает, что файл добавился к письму.
5. Для отправления письма нажимаю на кнопку «Отправить».
в Яндекс.Почте: | в Mail.ru: | в Gmail.com: |
Сразу после этого мое сообщение с вложенным документом уйдет по указанному адресу. Вот как его увидит получатель:
Обратите внимание на иконку с изображением скрепки в конце. Таким образом почтовый сайт показывает, что внутри есть прикрепленный файл.
Открыв письмо, получатель увидит и текст, и документ, которой сможет посмотреть или скачать на свой компьютер.
Как добавить несколько файлов к письму
В одно письмо можно добавить несколько файлов любого типа. Это могут быть и фотографии, и документы, и музыка и даже видео.
Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.
А что делать, если их не одни-два, а больше десяти? Можно ли добавить папку целиком, а не каждый файл по отдельности?
К сожалению, отправить папку по электронной почте нельзя. Но ее можно заархивировать и прикрепить к письму.
Сделать это можно прямо в окошке, через которое добавляем файл для отправки. Щелкаем правой кнопкой мышки по папке, из списка выбираем 7-Zip или WinRAR и создаем архив.
Затем там же выбираем только что созданный архив, то есть щелкаем по нему два раза левой кнопкой мышки.
Архив, в котором находится нужная для пересылки папка, прикрепляется к письму. Остается только его отправить.
Подробнее об архивации можно узнать из вот этого урока.
Нюансы
Если Вы планируете отправить более трех файлов в одном письме, то хорошим тоном считается заархивировать их.
Например, я хочу переслать другу десять фотографий. Можно, конечно, отправить десять писем, в каждое из которых добавить по фото. Но это неудобно ни для меня, ни, тем более, для него. Поэтому я решаю послать одно письмо, к которому прикрепить все фотографии.
В этом случае правильнее будет положить их в отельную папку на самом компьютере, потом заархивировать ее и при отправке письма добавить получившийся архив.
В итоге отправится один файл, а не десять. Моему другу будет проще его скачать на компьютер и разархивировать, чем смотреть (скачивать) каждую фотографию по отдельности.
Перед пересылкой фотографий по электронной почте их следует сжимать (уменьшать размер).
Это больше, чем правило хорошего тона. Это необходимость! Но, к сожалению, многие пользователи об этом даже не догадываются.
Подробнее о том, зачем это нужно и как сделать, Вы узнаете из урока «Сжатие фото».
Если в состав установленной на компьютере версии Microsoft Office входит Outlook и он используется по умолчанию для отправки почты, вы можете отправлять документы в виде вложений. Кроме того, файлы Excel, Publisher или Word можно отправлять непосредственно в тексте сообщения.
Если Outlook не является стандартным почтовым приложением, потребуется сделать его таковым, чтобы использовать эту функцию. Дополнительные сведения см. в статье Выбор Outlook в качестве программы по умолчанию для работы с электронной почтой, контактами и календарем.
Отправка в виде вложения
Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word
Выберите Файл > Общий доступ > Электронная почта, а затем — один из указанных ниже параметров.
Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.
Отправить как факс через Интернет. Откроется веб-страница со списком поставщиков услуг, которые позволяют отправлять факсы через Интернет.
Примечание: Конкретный набор доступных параметров будет варьироваться в зависимости от используемого приложения Office.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.
OneNote
Выберите Файл > Отправить, а затем — один из указанных ниже параметров.
Отправить как вложение Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.
Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.
Отправка в тексте сообщения электронной почты
В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.
Откройте файл, который вы хотите отправить.
На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю, чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.
Отправка в виде вложения
Приведенные ниже инструкции относятся к приложениям Excel, PowerPoint, Project, Publisher, Visio и Word.
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Сохранить и отправить.
Выберите вариант Отправить по электронной почте, после чего выберите один из следующих параметров:
Отправить как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в исходном формате.
Отправить как PDF. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате PDF.
Отправить как XPS. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенной копией файла в формате XPS.
Примечание: В приложении Project 2010 форматы PDF и XPS недоступны.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.
Ниже приведены инструкции для приложения OneNote 2010.
Откройте вкладку Файл.
Нажмите кнопку Отправить и выберите один из указанных ниже параметров.
Отправить страницу по электронной почте как вложение. Откроется окно сообщения электронной почты с вложенными копией файла в исходном формате и копией файла в формате веб-страницы.
Страница электронной почты в формате PDF Открытие сообщения электронной почты с копией файла в. PDF-файл Формат присоединен.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.
Отправка в тексте сообщения электронной почты
В приложениях Excel, Publisher и Word можно отправлять файлы непосредственно в тексте сообщения электронной почты (а не в виде вложения). Для этого необходимо добавить на панель быстрого доступа команду Отправить получателю. Сведения о добавлении команд на панель быстрого доступа см. в статье Настройка панели быстрого доступа.
Чтобы отправить файл в тексте сообщения электронной почты, выполните указанные ниже действия.
Откройте файл, который вы хотите отправить.
На панели быстрого доступа нажмите кнопку Отправить получателю , чтобы открыть сообщение электронной почты. Файл будет помещен в текст сообщения.
Укажите псевдонимы получателей, введите тему и текст сообщения (если необходимо) и нажмите кнопку Отправить.
Дополнительные сведения
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
Забирайте в подарок мой многолетний опыт — книгу «Автопродажи через блог»
Как отправить документ по электронной почте для чайников, три простых способа.
Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от 500 рублей в день?
Скачайте мою бесплатную книгу
=>> «Как гарантированно зарабатывать от 500 рублей в день»
С развитием Всемирной паутины появилось и больше способов общения между людьми на расстоянии. Теперь можно не выходя из дома не только кому-то позвонить, но ещё и отправить письмо по электронной почте.
При этом с помощью e-mail можно направлять письма с вложениями в виде различных текстовых документов, презентаций, фотографий, видео и другое. Конечно весь процесс по отправке электронного письма с вложением довольно прост.
Однако начинающим пользователям иногда бывает затруднительно справиться с данной задачей без посторонней помощи. В этом материале будет более подробно рассмотрено отправление писем с вложениями по электронной почте.
Как отправить документ по электронной почте
Несмотря на множество различных сервисов, предоставляющих возможность отправки писем в электронном виде через Интернет (Яндекс.Почта, Gmail, Mail.ru, Yahoo, Rambler и другие), все они работают по одному и тому же алгоритму.
Только прикрепление файла на таких сервисах может немного различаться. Но в целом для отправки электронного письма с вложением можно придерживаться следующего алгоритма действий:
- Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
- Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
- При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
- Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
- После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
- После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
- Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».
Также стоит отметить, что при использовании мобильной версии почтовых ящиков, алгоритм действий аналогичен расширенной. То есть если вы в дороге, а нужный документ имеется на телефоне или планшете, то при наличии мобильного приложения, его также можно будет отправить по e-mail.
В этом случае также заполняете все необходимые поля, а затем нажимаете на скрепку или «Прикрепить файл», таким образом, добавляете документ и отправляете. Как можно увидеть всё достаточно просто и удобно.
Отправить ссылку
Если ваш документ хранится на облачных сервисах, таких как Гугл Диск, Яндекс Диск, и другие, или вы создали документ в Гугл Доке, то можно отправить ссылку на документ.
Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.
Если вы используете программу Ворд, для создания и редактирования документов, то можно один раз настроить функцию отправки по емейл и затем пользоваться ею.
- Откройте программу Ворд;
- Зайдите во вкладку файл-параметры;
- Нажмите — настроить ленту;
- Активировать рассылки и нажать кнопку — создать группу;
- Дайте понятное имя группе, и выбирайте значок по смыслу, например — конверт со скрепкой;
- Определите функцию, за которую будет отвечать созданная группа, в нашем случае — отправка по электронной почте, нажмите на добавление;
- Завершите настройку, сохранив изменения.
Обратите внимание на верхнюю панель, а именно на вкладку — рассылки. Там должен появиться новый значок, с тем именем, что вы ему дали.
Теперь, после создания или редактирования документа, жмите на этот значок. Вам потребуется только указать электронную почту получателя, и документ отправиться по указанному адресу.
Как отправить документ по электронной почте, итог
Я показал вам три способа, как отправить документ по электронной почте, выбирайте самый удобный для вас. Один раз отправив письмо, вы поймёте, что нет ничего сложного в этом процессе.
Главное понять, что вы не пересылаете бумажный документ, он остаётся у вас. Вы отправляете его электронную копию, а получатель сам распечатает его, если будет нужно.
А вот для отправки бумажного оригинала любого документа, вам следует воспользоваться нашей обычной, всем привычной почтой и отправить документ заказным письмом.
P.S. Прикладываю скриншот моих заработков в партнёрских программах. И напоминаю, что так зарабатывать может каждый, даже новичок! Главное — правильно это делать, а значит, научиться у тех, кто уже зарабатывает, то есть, у профессионалов Интернет бизнеса.
Заберите список проверенных Партнёрских Программ 2018 года, которые платят деньги!
Скачайте чек-лист и ценные бонусы бесплатно
=>> «Лучшие партнёрки 2018 года»