Как объединить данные с нескольких листов excel

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

Если данные, которые требуется проанализировать, представлены на нескольких листах или в нескольких книгах, их можно объединить на одном листе с помощью команды "Консолидация". Например, если есть отдельный лист расходов для каждого регионального представительства, с помощью консолидации можно создать на базе этих данных корпоративный лист расходов. Такой лист может содержать итоговые и средние данные по продажам, текущим уровням запасов и наиболее популярным продуктам в рамках всей организации.

Тип консолидации следует выбирать с учетом того, как выглядят объединяемые листы. Если данные на листах расположены единообразно (названия строк и столбцов могут при этом различаться), воспользуйтесь консолидацией по расположению. Если же на листах для соответствующих категорий используются одинаковые названия строк и столбцов (данные при этом могут быть расположены по-разному), используйте консолидацию по категории.

Консолидация по расположению

Для консолидации по расположению диапазон данных на каждом из исходных листов должен иметь формат списка без пустых строк и столбцов.

Откройте каждый из исходных листов и убедитесь в том, что данные на них расположены одинаково.

На конечном листе щелкните верхнюю левую ячейку области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Убедитесь, что справа и снизу достаточно свободных ячеек для консолидированных данных.

На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Консолидация.

Выберите в раскрывающемся списке функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.

Выделите на каждом листе нужные данные.

Путь к файлу вводится в поле Все ссылки.

После добавления данных из всех исходных листов и книг нажмите кнопку ОК.

Консолидация по категории

Для консолидации по категории диапазон данных на каждом из исходных листов должен иметь формат списка без пустых строк и столбцов. Кроме того, категории должны быть названы одинаково. Например, если один из столбцов называется Сред., а другой — Среднее, консолидация не просуммирует эти столбцы.

Откройте каждый из исходных листов.

На конечном листе щелкните верхнюю левую ячейку области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Убедитесь, что справа и снизу достаточно свободных ячеек для консолидированных данных.

На вкладке Данные в группе Работа с данными нажмите кнопку Консолидация.

Выберите в раскрывающемся списке функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.

Установите флажки в группе Использовать в качестве имен, указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: подписи верхней строки, значения левого столбца либо оба флажка одновременно.

Выделите на каждом листе нужные данные. Не забудьте включить в них ранее выбранные данные из верхней строки или левого столбца.

Путь к файлу вводится в поле Все ссылки.

После добавления данных из всех исходных листов и книг нажмите кнопку ОК.

Примечание: Любые названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, могут привести к появлению в консолидированных данных отдельных строк или столбцов.

Консолидация по расположению

Для консолидации по расположению диапазон данных на каждом из исходных листов должен иметь формат списка без пустых строк и столбцов.

Откройте каждый из исходных листов и убедитесь в том, что данные на них расположены одинаково.

На конечном листе щелкните верхнюю левую ячейку области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Убедитесь, что справа и снизу достаточно свободных ячеек для консолидированных данных.

На вкладке Данные в разделе Сервис нажмите кнопку Консолидация.

Выберите в раскрывающемся списке функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.

Выделите на каждом листе нужные данные и нажмите кнопку Добавить.

Путь к файлу вводится в поле Все ссылки.

После добавления данных из всех исходных листов и книг нажмите кнопку ОК.

Консолидация по категории

Для консолидации по категории диапазон данных на каждом из исходных листов должен иметь формат списка без пустых строк и столбцов. Кроме того, категории должны быть названы одинаково. Например, если один из столбцов называется Сред., а другой — Среднее, консолидация не просуммирует эти столбцы.

Откройте каждый из исходных листов.

На конечном листе щелкните верхнюю левую ячейку области, в которой требуется разместить консолидированные данные.

Примечание: Убедитесь, что справа и снизу достаточно свободных ячеек для консолидированных данных.

На вкладке Данные в разделе Сервис нажмите кнопку Консолидация.

Выберите в раскрывающемся списке функцию, которую требуется использовать для консолидации данных.

Установите флажки в группе Использовать в качестве имен, указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: подписи верхней строки, значения левого столбца либо оба флажка одновременно.

Выделите на каждом листе нужные данные. Не забудьте включить в них ранее выбранные данные из верхней строки или левого столбца. Затем нажмите кнопку Добавить.

Путь к файлу вводится в поле Все ссылки.

После добавления данных из всех исходных листов и книг нажмите кнопку ОК.

Примечание: Любые названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, могут привести к появлению в консолидированных данных отдельных строк или столбцов.

Способ 1. С помощью формул

Имеем несколько однотипных таблиц на разных листах одной книги. Например, вот такие:

Необходимо объединить их все в одну общую таблицу, просуммировав совпадающие значения по кварталам и наименованиям.

Самый простой способ решения задачи "в лоб" — ввести в ячейку чистого листа формулу вида

=’2001 год’!B3+’2002 год’!B3+’2003 год’!B3

которая просуммирует содержимое ячеек B2 с каждого из указанных листов, и затем скопировать ее на остальные ячейки вниз и вправо.

Если листов очень много, то проще будет разложить их все подряд и использовать немного другую формулу:

=СУММ(‘2001 год:2003 год’!B3)

Фактически — это суммирование всех ячеек B3 на листах с 2001 по 2003, т.е. количество листов, по сути, может быть любым. Также в будущем возможно поместить между стартовым и финальным листами дополнительные листы с данными, которые также станут автоматически учитываться при суммировании.

Способ 2. Если таблицы неодинаковые или в разных файлах

Если исходные таблицы не абсолютно идентичны, т.е. имеют разное количество строк, столбцов или повторяющиеся данные или находятся в разных файлах, то суммирование при помощи обычных формул придется делать для каждой ячейки персонально, что ужасно трудоемко. Лучше воспользоваться принципиально другим инструментом.

Рассмотрим следующий пример. Имеем три разных файла (Иван.xlsx, Рита.xlsx и Федор.xlsx) с тремя таблицами:

Хорошо заметно, что таблицы не одинаковы — у них различные размеры и смысловая начинка. Тем не менее их можно собрать в единый отчет меньше, чем за минуту. Единственным условием успешного объединения (консолидации) таблиц в подобном случае является совпадение заголовков столбцов и строк. Именно по первой строке и левому столбцу каждой таблицы Excel будет искать совпадения и суммировать наши данные.

Для того, чтобы выполнить такую консолидацию:

1. Заранее откройте исходные файлы
2. Создайте новую пустую книгу (Ctrl + N)
3. Установите в нее активную ячейку и выберите на вкладке (в меню) Данные — Консолидация(Data — Consolidate) . Откроется соответствующее окно:

Обратите внимание, что в данном случае Excel запоминает, фактически, положение файла на диске, прописывая для каждого из них полный путь (диск-папка-файл-лист-адреса ячеек). Чтобы суммирование происходило с учетом заголовков столбцов и строк необходимо включить оба флажка Использовать в качестве имен (Use labels) . Флаг Создавать связи с исходными данными (Create links to source data) позволит в будущем (при изменении данных в исходных файлах) производить пересчет консолидированного отчета автоматически.

После нажатия на ОК видим результат нашей работы:

Наши файлы просуммировались по совпадениям названий из крайнего левого столбца и верхней строки выделенных областей в каждом файле. Причем, если развернуть группы (значками плюс слева от таблицы), то можно увидеть из какого именно файла какие данные попали в отчет и ссылки на исходные файлы:

Сводная таблица применяется для быстрого анализа большого объема данных. Она позволяет объединять информацию из разных таблиц и листов, подсчитать общий результат. Этот универсальный аналитический инструмент существенно расширяет возможности программы Excel.

Можно сформировать новые итоги по исходным параметрам, поменяв строки и столбцы местами. Можно произвести фильтрацию данных, показав разные элементы. А также наглядно детализировать область.

Сводная таблица в Excel

Для примера используем таблицу реализации товара в разных торговых филиалах.

Из таблички видно, в каком отделе, что, когда и на какую сумму было продано. Чтобы найти величину продаж по каждому отделу, придется посчитать вручную на калькуляторе. Либо сделать еще одну таблицу Excel, где посредством формул показать итоги. Такими методами анализировать информацию непродуктивно. Недолго и ошибиться.

Самое рациональное решение – это создание сводной таблицы в Excel:

1. Выделяем ячейку А1, чтобы Excel знал, с какой информацией придется работать.
2. В меню «Вставка» выбираем «Сводная таблица».
3. Откроется меню «Создание сводной таблицы», где выбираем диапазон и указываем место. Так как мы установили курсор в ячейку с данными, поле диапазона заполнится автоматически. Если курсор стоит в пустой ячейке, необходимо прописать диапазон вручную. Сводную таблицу можно сделать на этом же листе или на другом. Если мы хотим, чтобы сводные данные были на существующей странице, не забывайте указывать для них место. На странице появляется следующая форма:
4. Сформируем табличку, которая покажет сумму продаж по отделам. В списке полей сводной таблицы выбираем названия столбцов, которые нас интересуют. Получаем итоги по каждому отделу.

Просто, быстро и качественно.

• Первая строка заданного для сведения данных диапазона должна быть заполнена.
• В базовой табличке каждый столбец должен иметь свой заголовок – проще настроить сводный отчет.
• В Excel в качестве источника информации можно использовать таблицы Access, SQL Server и др.



Как сделать сводную таблицу из нескольких таблиц

Часто требуется создавать сводные отчеты из нескольких таблиц. Есть пара табличек с информацией. Нужно объединить их в одну общую. Для науки придумаем остатки на складах в двух магазинах.

Порядок создания сводной таблицы из нескольких листов такой же.

Создадим отчет с помощью мастера сводных таблиц:

1. Вызываем меню «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Для этого щелкаем кнопку настройки панели быстрого доступа и нажимаем «Другие команды». Здесь на вкладке «Настройка» находим «Мастер сводных таблиц». Добавляем инструмент в панель быстрого доступа. После добавления:
2. Ставим курсор на первую табличку и нажимаем инструмент «Мастера». В открывшемся окне отмечаем, что создать таблицу хотим в «нескольких диапазонах консолидации». То есть нам нужно объединить несколько мест с информацией. Вид отчета – «сводная таблица». «Далее».
3. Следующий этап – «создать поля». «Далее».
4. Прописываем диапазон данных, по которым будем формировать сводный отчет. Выделяем первый диапазон вместе с шапкой – «добавить». Второй диапазон вместе с названием столбцов – снова «добавить».
5. Теперь в списке выбираем первый диапазон. Ставим птичку у единицы. Это первое поле сводного отчета. Даем ему имя – «Магазин 1». Выделяем второй диапазон данных – ставим птичку у цифры «2». Название поля – «Магазин 2». Нажимаем «Далее».
6. Выбираем, где расположить сводную таблицу. На существующем листе или новом. Лучше выбрать новый лист, чтобы не было наложений и смещений. У нас получилось так:

Как видите всего в несколько кликов можно создавать сложные отчеты из нескольких листов или таблиц разного объема информации.

Как работать со сводными таблицами в Excel

Начнем с простейшего: добавления и удаления столбцов. Для примера рассмотрим сводную табличку продаж по разным отделам (см. выше).

Справа от сводной таблицы у нас была область задач, где мы выбирали столбцы в списке полей. Если она исчезла, просто щелкаем мышью по табличке.

Добавим в сводную таблицу еще одно поле для отчета. Для этого установим галочку напротив «Даты» (или напротив «Товара»). Отчет сразу меняется – появляется динамика продаж по дням в каждом отделе.

Сгруппируем данные в отчете по месяцам. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по полю «Дата». Нажимаем «Группировать». Выбираем «по месяцам». Получается сводная таблица такого вида:

Чтобы изменить параметры в сводной таблице , достаточно снять галочки напротив имеющихся полей строк и установить у других полей. Сделаем отчет по наименованиям товаров, а не по отделам.

А вот что получится, если мы уберем «дату» и добавим «отдел»:

А вот такой отчет можно сделать, если перетащить поля между разными областями :

Чтобы название строки сделать названием столбца, выбираем это название, щелкаем по всплывающему меню. Нажимаем «переместить в название столбцов». Таким способом мы переместили дату в столбцы.

Поле «Отдел» мы проставили перед наименованиями товаров. Воспользовавшись разделом меню «переместить в начало».

Покажем детали по конкретному продукту . На примере второй сводной таблицы, где отображены остатки на складах. Выделяем ячейку. Щелкаем правой кнопкой мыши – «развернуть».

В открывшемся меню выбираем поле с данными, которые необходимо показать.

Когда нажимаем на сводную таблицу, становится доступной закладка с параметрами отчета. С ее помощью можно менять заголовки, источники данных, группировать информацию.

Проверка правильности выставленных коммунальных счетов

С помощью сводных таблиц Excel легко проверить, насколько правильно обслуживающие организации начисляют квартплату. Другой положительный момент – экономия. Если мы будем ежемесячно контролировать, сколько расходуется света, газа, то сможем найти резерв для экономии средств на оплату квартиры.

Для начала предлагаем составить сводную таблицу тарифов по всем коммунальным платежам. Для разных городов данные будут свои.

Для примера мы сделали сводную табличку тарифов для Москвы:

Для учебных целей возьмем семью из 4 человек, которые проживают в квартире 60 кв. м. Чтобы контролировать коммунальные платежи, необходимо создать таблицы для расчета на каждый месяц.

Первый столбец = первому столбцу из сводной таблицы. Второй – формула для расчета вида:

= тариф * количество человек / показания счетчика / площадь

Для удобства рекомендуем сделать промежуточный столбец, в который будут заноситься показания по счетчикам (переменная составляющая).

Наши формулы ссылаются на лист, где расположена сводная таблица с тарифами.

Если при расчете коммунальных платежей применяются льготы, их тоже можно внести в формулы. Информацию по начислениям требуйте в бухгалтерии своей обслуживающей организации. Когда меняются тарифы – просто измените данные в ячейках.